Datenschutz

Kein Anhang.
Ein Teil des Produkts.

In einer Kita liegen Gesundheitsangaben, Sorgerechtsfragen und Fotos von Kindern. Das ist kein Feld für „machen wir später“.

Deutschland
Feldverschlüsselung
Kein Tracking
Vier Zusagen

Was das konkret heißt.

DE
Hosting in Deutschland

Alle Daten auf deutschen Servern, Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO — in jedem Paket.

•••
Verschlüsselte Felder

Angaben zu Gesundheit und Allergien werden einzeln verschlüsselt abgelegt, nicht nur die Festplatte.

≡
Jeder Ausgang protokolliert

Auch der unterlassene: Warum eine Nachricht nicht rausging, steht im Protokoll.

§
Getrennte Rechtsgrundlagen

„Heute geschlossen“ ist Vertragserfüllung und braucht keine Einwilligung. Der Elternbrief geht an alle Familien, die ihn nicht abbestellt haben — mit Abmeldelink in jeder Mail und nie per SMS.

Kein Tracking, keine externen Skripte, keine Cookies von Dritten.

Im Betrieb

Wo die Regeln im Alltag auftauchen.

Datenschutz merkt man selten an einer Einstellung, sondern daran, was die Software von selbst richtig macht — und was sie bewusst nicht tut.

Auskunft und Löschung

  • Die Auskunft nach Art. 15 kommt als zwei Dateien: eine maschinenlesbare und eine zum Lesen
  • Die Datei ist selbst schützenswert — sie gehört nicht in eine unverschlüsselte Mail
  • Eine Person wird anonymisiert, nicht gelöscht: Protokollzeilen bleiben als Nachweis, der Personenbezug geht
  • Die letzte sorgeberechtigte Person eines betreuten Kindes lässt sich nicht entfernen

Aufbewahrung

  • Die Fristen setzt die Einrichtung je Kategorie, nicht wir — es ist eine Weisung
  • Ohne hinterlegte Frist verfällt nichts, und es gibt keinen Vorgabewert
  • Protokolle und Nachrichten räumt Termido nachts nach diesen Fristen
  • Einwilligungen werden fortgeschrieben, nie gelöscht — das verlangt Art. 7

Wer was sieht

  • Vier Rollen im Haus — und jede sieht, was zu ihrer Arbeit gehört
  • Der Grund einer Abwesenheit gehört der Leitung und der Person selbst; sonst steht dort „abwesend“
  • Eine Fachkraft liest die Elternfäden ihrer eigenen Gruppen, nicht die des Hauses
  • Sieht unser Support einmal in eure Daten, steht das mit beiden Namen im Protokoll eures Hauses

Der Elternzugang

  • Kein Passwort: Der Anmeldelink geht in das Postfach, das ohnehin hinterlegt ist
  • Die Antwort ist für jede Eingabe dieselbe — auch für eine unbekannte Adresse
  • Zugang bekommt nur, wer sorgeberechtigt ist; Abholberechtigte nicht
  • Jede Sitzung lässt sich einzeln beenden

Sicherung und Zugang

  • Zweiter Faktor für Betreiber- und Träger-Zugänge: Pflicht, nicht Empfehlung
  • Ein Passwortwechsel beendet jede andere offene Sitzung
  • Zugänge entstehen über einen Einmal-Link, niemand vergibt ein Startpasswort
  • Tägliche Sicherung, verschlüsselt, an einem zweiten Ort

Was hinausgeht

  • Keine Mail trägt Gesundheitsangaben — sie sagt, dass etwas da ist und wo
  • Jede Zeile im Protokoll nennt die Person, nicht nur die Adresse
  • Die Zustellbilanz zeigt, was angekommen ist und was nicht
  • Wer beim Versand mitwirkt, steht namentlich im Auftragsverarbeitungsvertrag

Die verbindlichen Texte stehen nebenan: Datenschutzerklärung · Auftragsverarbeitungsvertrag · AGB

Fragen, die eure Datenschutzbeauftragte stellt?

Schick sie uns. Wir antworten mit dem, was im Vertrag steht — und sagen, wo eine Zusage noch offen ist.

Fragen stellen