Datenschutzerklärung

Stand: August 2026

1. Verantwortlicher

Für Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns unter der genannten E-Mail-Adresse.

2. Hosting

Termido wird auf einem dedizierten Server in einem deutschen Rechenzentrum betrieben. Anbieter ist die netcup GmbH, Daimlerstraße 25, 76185 Karlsruhe. Der Anbieter verarbeitet Daten ausschließlich weisungsgebunden für uns; hierüber besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Ein Datentransfer in Drittländer außerhalb der EU/des EWR findet über diesen Anbieter nicht statt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren und effizienten Betrieb unseres Angebots) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO im Rahmen der Vertragserfüllung gegenüber unseren Kundinnen und Kunden.

Server-Logfiles

Beim Aufruf unserer Seiten erhebt der Webserver automatisch Informationen, die Ihr Browser übermittelt und die technisch erforderlich sind, um die Seite auszuliefern:

• IP-Adresse des anfragenden Geräts
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• angeforderte Adresse und übertragene Datenmenge
• Statuscode der Antwort
• übermittelte Referrer-Adresse und Browserkennung (User-Agent)

Diese Daten dienen der Auslieferung der Seite, der Stabilität und der Abwehr von Angriffen. Eine Zusammenführung mit anderen Datenquellen oder eine Auswertung zu Werbezwecken findet nicht statt. Die Protokolle werden spätestens nach 14 Tagen gelöscht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

3. Cookies, Tracking und externe Dienste

Diese Website setzt keine Cookies zu Analyse- oder Werbezwecken, bindet keine externen Schriftarten, Skripte oder Content-Delivery-Netzwerke ein und nutzt keine Reichweitenmessung. Es findet kein Tracking statt und es werden keine Profile gebildet. Aus diesem Grund benötigen wir auch kein Einwilligungsbanner.

Im Kundenbereich (Admin-Oberfläche) speichern wir nach der Anmeldung ein Sitzungstoken lokal in Ihrem Browser. Das ist für den Betrieb der Anwendung unbedingt erforderlich und daher nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG einwilligungsfrei; das Token wird beim Abmelden gelöscht.

4. Kontaktaufnahme und Testzugang

Wenn Sie uns per E-Mail schreiben oder einen Testzugang anfragen, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Angaben (in der Regel Name, E-Mail-Adresse, Betrieb und den Inhalt Ihrer Nachricht), um Ihre Anfrage zu beantworten und den Zugang einzurichten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen und Vertragserfüllung), im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bearbeitung von Anfragen). Anfragen, die nicht zu einem Vertrag führen, löschen wir spätestens nach sechs Monaten, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

5. Kundenkonto und Vertragsdurchführung

Für die Nutzung von Termido legen wir ein Konto für Ihren Betrieb an. Dabei verarbeiten wir Bestands- und Vertragsdaten: Name und Anschrift des Betriebs, Namen und E-Mail-Adressen der Mitarbeitenden mit Zugang, Rolle und Aktivitätsstatus, gewähltes Paket, Laufzeit sowie Abrechnungsdaten.

Passwörter speichern wir ausschließlich als kryptografischen Hash. Sicherheitsrelevante Vorgänge (Anmeldungen, Änderungen an Stammdaten und Berechtigungen, Versand von Benachrichtigungen) protokollieren wir revisionssicher, um Missbrauch nachvollziehen und Auskunftspflichten erfüllen zu können.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für die Protokollierung zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Vertrags- und Rechnungsdaten bewahren wir entsprechend der handels- und steuerrechtlichen Fristen (§ 147 AO, § 257 HGB) auf.

6. Buchungs-Widget, Links aus Nachrichten und Kalender-Feeds

Das Buchungs-Widget für Elterngespräche wird von unseren Servern geladen, wenn eine Einrichtung es in ihre Website einbindet. Beim Laden wird die IP-Adresse der Besucherin oder des Besuchers technisch übertragen; sie wird nur zur Auslieferung verwendet und nicht zu Profilen verknüpft. Das Widget setzt keine Cookies und lädt keine Drittanbieter-Ressourcen.

Dasselbe gilt für die Ein-Klick-Links aus E-Mails und SMS — Terminabsage, Abmeldung vom Elternbrief, Abmeldung von Einladungen zu Elterngesprächen — sowie für die Kalender-Feeds, über die Beschäftigte ihre Termine abonnieren können. Alle dabei verarbeiteten Daten von Sorgeberechtigten und Kindern verarbeiten wir ausschließlich im Auftrag der jeweiligen Einrichtung.

Ein Link zum Setzen eines neuen Passworts geht ausschließlich an die Anmeldeadresse eines Zugangs der Einrichtung. Gespeichert wird nur ein kryptografischer Hash des Links; er gilt eine Stunde und lässt sich einmal verwenden. Ob es zu einer Adresse einen Zugang gibt, verrät die Antwort auf eine solche Anfrage nicht.

6a. Elternportal

Sorgeberechtigte können ihr Kind über ein eigenes Portal (eltern.mytermido.de) abmelden. Der Zugang hat kein Passwort: Wer sich anmelden möchte, gibt den Code seiner Einrichtung und seine E-Mail-Adresse ein und erhält einen Link ins Postfach. Gespeichert wird nur ein kryptografischer Hash dieses Links; er gilt eine Stunde und lässt sich genau einmal verwenden.

Ob es zu einer Adresse einen Zugang gibt, verrät die Antwort auf eine solche Anfrage nicht — sie lautet für jede Eingabe gleich. Ein Zugang setzt voraus, dass die Person in der Einrichtung als sorgeberechtigt hinterlegt ist; eine Abhol- oder Notfallberechtigung genügt nicht.

Nach dem Anmelden setzen wir ein technisch notwendiges Cookie (termido_eltern), das die Sitzung trägt. Es enthält eine Zufallszeichenfolge, ist für Skripte nicht lesbar, wird ausschließlich an eltern.mytermido.de gesendet und läuft nach 30 Tagen ab. „Von diesem Gerät abmelden" löscht die zugehörige Sitzung sofort und endgültig. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich, weil ohne dieses Cookie keine Anmeldung möglich wäre.

Im Portal sind ausschließlich die eigenen Kinder sichtbar. Es gibt dort keinen Posteingang und keine Nachrichten. Eine Abmeldung wird mit dem Vermerk gespeichert, dass die Familie sie selbst gemeldet hat, und mit der Angabe, welche sorgeberechtigte Person es war.

7. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, soweit dies zur Leistungserbringung erforderlich ist oder wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Eingesetzt werden derzeit:

Sobald wir SMS versenden, ergänzen wir diesen Zweck hier — vor dem ersten Versand, nicht danach. Dasselbe gilt für jeden weiteren Dienstleister.

Mit allen Dienstleistern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Eine Übermittlung in Drittländer findet ausschließlich beim E-Mail-Versand statt und ist dort auf Support und Wartung begrenzt (siehe Tabelle); Grundlage sind die Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO sowie, für die Vereinigten Staaten, der Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework. Die Inhalte Ihrer Daten werden dabei nicht in ein Drittland übertragen, um dort verarbeitet zu werden. Eine Weitergabe zu Werbezwecken erfolgt nicht.

8. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten es verlangen. Nach Ende des Vertrags löschen oder anonymisieren wir die Daten des Kundenkontos innerhalb von 30 Tagen, sofern keine Aufbewahrungspflicht besteht. Für Daten, die wir im Auftrag einer Einrichtung verarbeiten, gelten die Löschfristen aus dem Auftragsverarbeitungsvertrag und die Weisungen der Einrichtung.

9. Ihre Rechte

Sie haben uns gegenüber folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Auskunft über die verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Eine Anfrage genügt formlos an kontakt@mytermido.de. Betreffen Ihre Rechte Daten, die wir im Auftrag einer Einrichtung verarbeiten — also insbesondere Angaben zu einem Kind, zu Sorgeberechtigten oder zum Personaleinsatz —, leiten wir Ihre Anfrage unverzüglich an die verantwortliche Einrichtung weiter und dürfen selbst nicht inhaltlich entscheiden.

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Unbeschadet anderer Rechtsbehelfe steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts oder des mutmaßlichen Verstoßes. Für uns zuständig ist:

10. Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidung, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt (Art. 22 Abs. 1 DSGVO), findet nicht statt. Es kommen keine künstliche Intelligenz und keine Sprachmodelle zum Einsatz. Weil Termido dennoch an zwei Stellen Menschen sortiert, legen wir beide offen.

1. Vertretungsvorschläge bei Betreuungslücken. Fehlt in einer Gruppe jemand, zeigt Termido der Leitung eine sortierte Liste von Beschäftigten, die einspringen könnten — mit einer Begründung an jedem Eintrag: heute hausweit eingeteilt, heute in einer Gruppe mit Überhang, als Vertretung für diese Gruppe eingetragen, heute nicht eingeteilt. Grundlage sind allein Dienstplan, Gruppenzugehörigkeit und gemeldete Abwesenheiten.

Die Liste ist ein Vorschlag. Termido teilt niemanden ein, verschiebt niemanden und nimmt keine Zusage entgegen; angefragt wird nur, wenn die Leitung es auslöst, und wer einspringt, meldet sich bei ihr. Der Grund für diese Zurückhaltung ist fachlich: Eingewöhnung, Bezugserzieher-Prinzip, Qualifikation und Mitbestimmung stehen in dieser Datenbank nicht, und ein Dienstplan, den eine Software eigenmächtig ändert, wäre keiner.

2. Empfängerkreis einer Mitteilung. Wählt eine Einrichtung „alle" oder einzelne Gruppen aus, ermittelt Termido zum Sendezeitpunkt die zugehörigen Kinder und daraus die hinterlegten Sorgeberechtigten — je Person einmal, auch wenn sie mehrere Kinder hat. Das ist eine Auflösung von Zuordnungen, keine Bewertung: Es fließt nichts ein, was über Gruppenzugehörigkeit und hinterlegte Kontaktwege hinausgeht, insbesondere keine Akteninhalte und keine Gesundheitsangaben.

Ob eine Nachricht tatsächlich hinausgeht, hängt zusätzlich an Einwilligung und Erreichbarkeit. Jeder Ausgang wird protokolliert — auch der unterlassene, mit dem Grund. Die Einrichtung kann deshalb nachvollziehen, wer eine Mitteilung bekommen hat und wer nicht.

11. Datensicherheit

Der Zugriff auf die Anwendung erfolgt ausschließlich über TLS-verschlüsselte Verbindungen. Daten verschiedener Einrichtungen sind strikt voneinander getrennt; besonders schutzbedürftige Formularfelder — etwa Gesundheitsangaben zu einem Kind — werden zusätzlich verschlüsselt in der Datenbank abgelegt. Der Zugang zur Betreiberverwaltung, über die Einrichtungen angelegt und im Supportfall eingesehen werden können, ist zusätzlich durch einen zweiten Faktor geschützt; jeder solche Zugriff wird im Protokoll der betroffenen Einrichtung vermerkt. Weitere Maßnahmen beschreibt die Anlage „Technische und organisatorische Maßnahmen" zum Auftragsverarbeitungsvertrag.

12. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Leistungen oder die Rechtslage ändern. Es gilt jeweils die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.